成人高校教学档案是高校档案的一个重要组成部分，是反映成人高校教育管理和教学活动的真实记录，是宝贵的教育资源。它不仅对开展教学研究、总结教学规律、进行学校交流起着积极的作用，而且对开展教学评估、提高教学质量有着重要的参考和借鉴作用。随着高校教育体制改革的深入，成人高校办学模式向多层次、多类型、多学科方向发展，教学形式与管理模式愈来愈多样化，从而产生了各种不同载体的材料，使教学档案的内容更加丰富，门类更加齐全，同时对教学档案的收集、保管、开发利用等，也提出了更新更高的要求。因而如何在新的形势下搞好成人高校教学档案的管理，使之更好地为成人教育事业发展服务，无疑是我们成人高校档案工作者研究的重要课题。

    一、成人高校教学档案的特点

    教学档案同其它档案一样，具有“自然形成”，“历史记录”，“利用价值”的一般属性外，还具有“成套性”、“多学科性”等自己的特性，随着成人教育事业的发展，成人高校根据成人教育的特殊性，办学规模由学历教育扩大到既有学历教育又有非学历教育，使教学档案还形成以下特点：

1．内容丰富。起点不一的多层次脱产、函授、电大、夜大、自大、开放式教育（包括远程教育）等学历教育与各种辅导班、培训班（岗位培训、资格培训）、研究生课程班、继续教育等非学历教育的办学形式，决定了成人高校教学档案的内容非常丰富。

来自上级教育部门下发的政策性、指令性文件；与兄弟院校合作办学产生的材料；学校、

分校、教务管理部门、招生部门生产的材料；下属教学点、校本培训学校上报的材料；还有来自教师在教学过程中，学生、学员在学习过程中直接形成的各种材料。

    3．形式多样。成人高校教学档案不仅内容丰富，来源广泛，载体形式也呈多样化。随着教育信息化的开展，伴随新的教学方式、教学方法而形成产生的各种新型载体的材料，使教学档案类型除了单一的纸质外，还有照片、音带、像带、磁盘、光盘等不同载体。

二、成人高校教学档案管理存在的主要问题

    1．材料收集困难，归档材料不完整。鉴于成人高校教学档案具有内容丰富、来源广泛、形式多样的特点，给材料的收集带来了一定的困难。主要原因有：一是部份教师档案意识不强，没有按要求及时将该归档的材料按时上交，有的甚至没有及时形成材料，日子久了，材料补不起来，或找不到现象时而发生。二是学校档案部门对下属教学点（因路途遥远——缺乏进行档案业务指导与督促，协调、沟通不够，使上交归档的材料不齐，质量不高。三是非学历教育的各种类型辅导班、进修班、培训班，因时间短，没有固定的教材，加之有些外聘教师来校兼课、作报告、讲座等，有关部门没有向他们明确要求，或没有及时提醒需要上交相关材料，使许多有价值的材料散存于个人手中。

    2．兼职档案员队伍不稳定，管理不够规范。成人高校教学档案管理人员往往是身兼多职，日常事务繁杂。随着人事制度改革，高校实行全员聘用，兼职档案员调动频繁，加之许多管理人员档案专业知识缺乏，管理不够规范，造成教学档案材料整理、分类缺少系统性、关联性。

    3．档案现代化管理滞后，工作效率不高。成人高校档案管理模式和管理手段多数比较落后，难于适应新形势发展的需求。许多高校至今还没有采用网络版档案软件管理，使之部份档案信息的输入出现两级甚至三级重复劳动的现象。以学籍档案为例，教学部门将学生各课结业成绩一式二份用计算机打印出来后，一份留存本部门，一份上交给教务处，教务处学籍管理人员再将学生各课结业成绩重新输入计算机学籍管理系统，造成人力物力的浪费。

    4．教学档案资源开发利用不够，服务被动。成人高校综合档案室大多数没有配备专职档案管理人员，由办公室成员兼任。由于忙于办公室日常事务，很少有时间和精力对存入库房的教学档案信息资源进行开发利用，常常是待利用者上门，才将相关的材料找出来，工作很被动。

    三、成人高校教学档案管理途径选择

    1．树立正确的教学档案管理理念。为使成人高校教学档案管理主动适应新形势的发展，必须树立正确的教学档案管理理念。首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，增强档案工作者和广大师生的档案意识。其次要明确档案开发和利用工作的服务方向和服务思想。明确教学档案管理工作的内容，充分认识到搞好教学档案管理工作对提高教学质量、促进教学改革的重要地位和作用，重视教学文件资料的平时积累，杜绝敷衍了事做表面文章应付检查等错误做法。同时各级领导对教学档案管理工作的重视是搞好教学档案收集、立卷和科学管理的重要保障。教学档案资源的收集整理、建档、归档、合理开发与利用是一个滚动发展、循序渐进的过程。不仅仅是档案管理人员的事，还需要学校上至领导下至各处室、各教学点、各教职工的共同支持和配合。如果大家都有强烈的档案意识，能自觉积极、主动地将在教学及教学管理过程中形成的文件材料按时上交归档，就为管好用好教学档案打下良好的基础。

    2．规范教学档案管理，做好收集工作。成人高校要结合本单位的教学实际，从人员、内容、方法以及软、便件设施等方面入手，不断完善教学档案管理工作的各项规章制度，做到在实际工作中有法可依、有章可循、客观准确、完整连续。收集是档案工作的基础环节，教学档案材料主要直接来自教学一线部门，因此学校档案部门要充分发挥双重职能作用，既要做好馆藏档案的保管和提供利用工作，又要起到督查作用，要定期召开各分院、各教学点及教学管理部门兼职档案员会议，明确职责，协调理顺各有关方面工作关系。要深入到各教学、教务管理部门指导、督促教学档案的收集及平时立卷工作，特别是要重视对非学历教育档案材料的积累与收集。要依据教学规律，将反映教学计划、教学状态、学术研究、命题考试、招生工作、学生学籍管理等各方面不同载体的材料准确、及时、全面地收集起来，并进行系统化、科学化的整理，使教学档案为提高教学质量、改进教学方法、进行教学研究服务。

3．加强队伍建设，提高专（兼）职档案员的素质。以人为本，建立一支素质高、懂业务的专（兼）职档案队伍是搞好档案工作必不可少的条件。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热心服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化成人高校专（兼）职档案员的职业道德。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加快了档案管理工作的现代化，这就要求专（兼）职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。学校人事部门一方面要引进既有档案专业知识又懂计算机操作的复合型人才；另一方面要积极支持、鼓励并提供机会让在职档案管理人员参加进修。学校档案部门要在加强对兼职档案员业务指导的同时，结合学校教育教学工作的实际，举办档案业务培训班，开展学术研究，提高他们的业务能力。还要组织兼职档案员外出参观学习、开拓视野、取长补短，不断提高档案管理水平。

4．积极应用现代化办公技术，提高工作效率。随着成人教育事业的不断发展，产生了大量的档案材料，教学档案管理人员的工作量不断增大，如果仍依靠长期沿袭的手工方式来管理教学档案，就不可能从繁杂的事务中解脱出来。因此必须积极应用现代化办公技术和设备，依托计算机和网络技术，实现教学档案的电子化、网络化管理，只有这样才能使有限的人力、物力、财力产生最大的效益。

    5．大力开发利用教学档案信息资源，主动提供服务。教学档案信息资源的开发和利用是教学档案管理工作的最终目的，也是成人高校档案部门的职责。随着高等教育事业的快速发展，成人高校办学形式和教学管理的方法也是多种多样，因而教学活动中产生的信息以及学校内部各部门和社会各界对不同层面的教学信息的需求也日益增长。为便于利用，成人高校档案部门可在校园网上建立档案网页，并利用计算机收集、整理教学档案信息。有条件的高校可建立教学专题档案数据库，如学籍档案数据库、学位论文数据库、各类试题数据库、电子课件数据库等，方便师生们通过计算机检索，获得自己需要的档案材料。只有将教学档案作为资源，围绕学校的中心工作，教学改革的任务，及时地有效地开发利用，并为之服务，才能真正实现教学档案的利用价值。

参考文献：

[1] 张寒莉．浅谈高校教学档案的规范化管理[J ]．北京档案，2000，(12)：28-29．

[2] 顾丹．浅谈高校成人教育的综合档案管理[J]．继续教育研究，2004，（1）：51-52．[3] 王少君．高校教学档案的科学管理与利用[J]．大连民族学院学报，2004，(2)：84-86．

来源：《宁波教育学院学报》